Корпоративна пошта, яку вибрати?

Інтернет-пошта, або електронна пошта, сьогодні є основою комунікації та роботи практично кожного бізнесу. Тож які рішення слід вибрати для корпоративної електронної пошти? Чи краще скористатися пропозицією гігантів ринку, чи зробити ставку на польських провайдерів?

З цієї статті ви дізнаєтеся про всі тонкощі корпоративної пошти та зможете зробити вдумливий і правильний вибір постачальника такої послуги для вашого бізнесу. Для вас це дуже важливе питання – від того, наскільки стабільною та безпечною буде ця послуга, значною мірою залежатиме безперебійна та безперешкодна робота вашого бізнесу. Тому ознайомтеся з послугами, які пропонують різні провайдери, і виберіть той, який найкраще відповідатиме вашим конкретним потребам. Оптимальний вибір забезпечить вам душевний спокій і низькі витрати на кілька років користування послугами хорошого провайдера корпоративної пошти.

Корпоративна пошта – чому це так важливо?

Електронна пошта сьогодні є важливим інструментом для всіх комунікацій компанії. Це стосується як внутрішнього листування між співробітниками або відділами, так і контактів з підрядниками, клієнтами або залучення нових покупців ваших товарів чи послуг. Без цього інструменту жодна компанія не зможе нормально функціонувати на сучасному конкурентному ринку. Ось чому місце, де розміщується ваша пошта, має першорядне значення для функціонування вашого бізнесу. Від формату адрес до стабільності роботи сервісу та безлічі корпоративних додатків, які полегшують керування поштовими акаунтами, – все повинно працювати бездоганно, щоб ви були задоволені своєю поштою та отримували від неї максимум користі. Існує кілька найпростіших способів налаштування корпоративної пошти.

Просто пам’ятайте, що вказувати адресу з будь-яким з популярних закінчень звучить непрофесійно, і це все ще трапляється. Компанія, яка надсилає пропозицію на великі гроші і використовує адресу з безкоштовних сервісів, виглядає дуже підозріло і відштовхує потенційних партнерів та великих клієнтів. Поштові адреси з індивідуальними закінченнями, такими як [email protected] або imię[email protected], наприклад, пропонують дуже багато провайдерів. Тому ви повинні зробити правильний вибір, виходячи з ціни, безпеки, стабільності роботи сервісу, простоти використання, хорошої підтримки клієнтів і ряду подібних елементів, які роблять певні рішення набагато професійнішими і кращими, ніж інші.

Корпоративна пошта – Microsoft 365

Microsoft 365 (раніше називався Microsoft Office 365) – це величезний набір програм і служб, які пропонує компанія Microsoft. Існує багато версій цього пакету, але для ведення бізнесу необхідно використовувати версії, призначені для бізнесу та підприємств. Це платні плани Microsoft 365 Бізнес Базовий, Microsoft 365 Бізнес Стандарт і Microsoft 365 Бізнес Преміум. Вони відрізняються кількістю додатків і служб, які включають для кожного користувача. У найбагатшій версії Microsoft 365 Business преміум ви отримуєте доступ до таких програм і служб, як Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, Sharepoint, Exchange, Intune, Azure, Access і Publisher. Для всіх платних планів доступна цілодобова підтримка та технічна допомога. Преміум-план коштує 18,6 євро на місяць за користувача, дешевший варіант Standard – 10,5 євро, а найпростіший Basic – 5,1 євро. Кожен з цих планів пропонує послугу веб-пошти, що складається з таких елементів, як

• Поштова скринька на 50 ГБ;
• власні імена із закінченням [email protected];
• через Exchange, до нього можна отримати доступ з будь-якого мобільного пристрою та через веб-сайт;
• доступ до спільного календаря;
• створювати нові акаунти та керувати ними з будь-якого місця;
• з необмеженим сховищем даних Exchange Online – тільки в Преміум-версії.

Керування поштою в цьому пакеті здійснюється за допомогою добре відомого багатьом Outlook. Однак ті, хто ним користується, вказують на деякі недоліки цього рішення. Це насамперед: неінтуїтивно зрозуміле управління, особливо для людей, які звикли до новітніх рішень, погана робота внутрішньої пошукової системи програми та досить висока ціна всього пакету для польського ринку. Таке рішення часто використовується у великих компаніях, де зміна звичок працівників може вимагати тривалого і дорогого процесу. Молоді та динамічні компанії віддають перевагу новішим рішенням, які краще підходять для їх динамічного зростання та процвітаючих команд.

Корпоративна пошта – Google Workspace

Google Workspace (раніше називався G-Suite) – це пропозиція від ще одного гіганта ринку. Gmail, який Google пропонує як приватним користувачам, так і компаніям, є, мабуть, найвідомішим сервісом на ринку. Однак у пакеті Workspace ви отримуєте набагато більше. Кожен користувач цього пакету отримує онлайн-доступ до таких інструментів і сервісів, як Gmail, Диск, Календар, Зустрічі, Чат, Документи, Таблиці, Слайди, Форми, Сайти, Keep, Jamboard, Сценарії додатків і Хмарний пошук. Ціни на корпоративний доступ аналогічні до Microsoft 365, тут пакети Google Workspace Business Starter коштують 27 фунтів стерлінгів на користувача на місяць, Google Workspace Business Standard – 54 фунти стерлінгів, Google Workspace Business Plus – 81 фунт стерлінгів та Google Workspace Enterprise обговорюються індивідуально.

Усі ці тарифні плани пропонують Gmail і простір у сховищі від 30 ГБ у тарифному плані “Стартовий” до необмеженого в тарифному плані “Корпоративний”. Ви можете створити до 30 так званих псевдонімів, або альтернативних імен, для кожного акаунта електронної пошти. Це можуть бути, наприклад, такі адреси, як [email protected], [email protected], [email protected] та ряд інших, що підтримуються в межах одного основного акаунта.

Це значно полегшує сортування кореспонденції з різних питань і з різними людьми та гарантує хороший прийом клієнтів, підрядників або ділових партнерів. Групові адреси, такі як [email protected], також є зручним рішенням – надсилання електронного листа на таку адресу призведе до того, що він буде доставлений усім співробітникам. Це економить багато часу і ускладнює витік повного списку співробітників або підрядників, який вже не в одній компанії був відкрито прикріплений до електронних листів і його могли бачити всі бажаючі. Проблеми, про які повідомляють користувачі пакету Gmail, зводяться до двох основних. Перша – відсутність клієнта, тобто програми, яку можна розмістити на робочому столі. Для менш досвідчених користувачів робота з поштою через сторінку іноді може бути складною, і вони вважають за краще завжди мати окремо відкриту поштову програму. Друга проблема – це ціни на бізнес-пакети, які не є одними з найнижчих.

Корпоративна пошта – Kru.pl

Однак ви не обмежені у використанні пропозицій світових гігантів, які є дуже широкими, але не завжди найкраще підходять до специфіки вашої галузі або національних норм. Ви також можете зробити ставку на послуги, пристосовані до польського ринку, які пропонують місцеві провайдери. Таким провайдером є KRU.pl, який пропонує широкий спектр послуг, таких як хостинг веб-сайтів, домени, VPS-сервери та SSL-сертифікати. Якщо ви вважаєте, що ваші дані та дані ваших клієнтів повинні зберігатися на захищених серверах у Польщі, то це рішення для вас і вашого бізнесу. Фінансовий аспект також важливий. Доступ до електронної пошти вашої компанії тут значно дешевший, ніж у гігантів індустрії. Найдешевший план Cloud Mikro коштує лише 75 фунтів стерлінгів на рік. У цій оцінці ви отримаєте

• хостинг вашого сайту;
• 10 ГБ дискового простору для використання;
• необмежена передача даних;
• конструктор веб-сторінок;
• безкоштовний SSL;
• повна відповідність польським правилам RODO;
• поштову скриньку з необмеженою кількістю акаунтів;
• ряд додаткових послуг.

Це означає, що ви можете мати стільки облікових записів електронної пошти, скільки хочете. Якщо вам потрібно більше місця для ваших даних, ви можете скористатися вищими пакетами: Cloud Start за 125 фунтів стерлінгів на рік, Cloud Medium за 175 фунтів стерлінгів на рік, Cloud Premium за 300 фунтів стерлінгів на рік, Cloud Gold за 400 фунтів стерлінгів на рік і Cloud Platinum за 600 фунтів стерлінгів на рік, де вам буде доступно до 1 000 ГБ місця для зберігання даних. Електронна пошта включена до кожного з цих планів:

• необмежену кількість електронних скриньок;
• необмежену кількість автовідповідачів;
• необмежену кількість перенаправлень;
• створення власних списків розсилки;
• налаштування святкових повідомлень;
• доступ через веб-сайт;
• потужний антивірусний та антиспамовий захист.

Корпоративна пошта – підсумок

Вибір корпоративного поштового сервісу – це дуже серйозне питання для вашої компанії. Ви повинні добре подумати, що саме вам потрібно і яка пропозиція буде найбільш підходящою для вас. На ринку є багато менших і більших провайдерів таких послуг. Великі світові корпорації, такі як Google або Microsoft, пропонують пошту та низку інших послуг найбільшій кількості людей, але це не завжди найкращий вибір. Вони працюють по всьому світу, і часто їхні ціни розраховані більше на американських, ніж на польських клієнтів. Також дискусійним є питання безпеки даних, які у випадку таких корпорацій можуть фізично знаходитися на сервері практично в будь-якій країні світу, і ви не маєте над цим жодного контролю, і навіть не будете про це поінформовані. Саме тому, якщо ви цінуєте безпеку та впевненість, вам варто обирати послуги національних провайдерів. Це, безсумнівно, також набагато безпечніше для ваших фінансів. Пропозиції таких компаній, як kru.pl або ith .eu, мають набагато привабливіші ціни. Для кожного типу бізнесу слід підбирати пакет, який ви замовляєте, відповідно до того, що вам потрібно. Платити велику підписку за безліч послуг, якими ні ви, ні ваші співробітники ніколи не скористаєтесь, не має сенсу. Тому пам’ятайте про це і замовляйте саме ті послуги, якими ваш бізнес буде користуватися щодня.