Що таке ERP? Вичерпний путівник по системам управління бізнесом

ERP-системи – визначення та історія

Планування ресурсів підприємства (ERP) – це що таке Планування ресурсів підприємства (ERP)?

Повноцінна ERP-система – це комплексний інструмент, який інтегрує та оптимізує всі ключові бізнес-процеси, дозволяючи ефективно управляти підприємством будь-якого розміру за допомогою сучасних технологій.

• Комплексна ERP-система – це наскрізна платформа управління бізнесом, яка інтегрує всі аспекти бізнес-операцій з використанням передових технологій в масштабах всього підприємства з урахуванням бізнес-потреб незалежно від розміру підприємства.
• Система ERP охоплює щоденні процеси, такі як ефективне управління фінансами, людськими ресурсами, ланцюгами поставок і виробництвом.
• ERP-система забезпечує прозорість всього бізнес-процесу, відстежуючи всі аспекти виробництва, логістики та фінансів, що охоплюють різні сфери діяльності компанії

Історія розвитку ERP-систем

Історія ERP – це процес еволюції від систем, що підтримують планування потреб у матеріалах (MRP), до передових, інтегрованих систем управління ресурсами підприємства, які сьогодні використовують хмарні технології та штучний інтелект для підвищення операційної ефективності в компаніях по всьому світу.

Програмне забезпечення та системи планування ресурсів підприємства використовуються у виробничій галузі вже понад 100 років

• Перші ERP-системи були розроблені в 1960-х роках, коли виробник інструментів Black and Decker впровадив рішення для таких сфер діяльності компанії, як планування потреб у матеріалах (MRP).

Переваги впровадження ERP-системи в порівнянні з програмним забезпеченням ERP

ERP-системи – це універсальні інструменти, які значно підвищують продуктивність та ефективність компанії за рахунок автоматизації процесів, оптимізації ресурсів та покращення управління фінансами та ліквідністю. Варто задуматися про майбутню структуру компанії і подбати про інтегровану ІТ-систему вже зараз.

Підвищення продуктивності та ефективності

• ERP-системи дозволяють управляти ресурсами та обліковувати їх з максимальною ефективністю.
• ERP-система дозволяє оптимізувати витрати та запаси.
• Ця ІТ-система покращує обслуговування клієнтів і підвищує їхню задоволеність.
• ERP-система значно допомагає автоматизувати процеси
• Система ERO – це цілісна системапланування потреб у матеріалах (MRP).

Покращення управління фінансами та ліквідністю

ERP-система забезпечує повний контроль над фінансами та ліквідністю компанії, дозволяючи відстежувати всі грошові потоки в режимі реального часу. Це дозволяє компаніям краще управляти своїми фінансовими ресурсами, мінімізувати витрати та оптимізувати процеси, що призводить до кращого управління бюджетом та операційної стабільності.

ERP-система також забезпечує швидку і точну фінансову звітність, що дозволяє компанії аналізувати свої фінансові показники на постійній основі. Автоматизація процесів звітності усуває ризик помилок і дозволяє приймати більш обґрунтовані стратегічні рішення. Фінансові звіти формуються на основі актуальних даних, що дає компанії перевагу у відстеженні результатів своєї діяльності.

Крім того, ERP-система покращує управління ризиками, допомагаючи компанії захистити себе від непередбачуваних витрат. Вона дозволяє відстежувати ключові фінансові показники, виявляти потенційні ризики та вчасно реагувати на проблеми, що виникають, забезпечуючи більшу фінансову стабільність та зменшуючи ризик збитків.

Все це робить ERP-системи ефективними для збору, організації та інтеграції даних з усіх сфер діяльності компанії.

Планування ресурсів

• Управління людськими ресурсами: ERP дає змогу відстежувати доступність та завантаженість працівників, що допомагає ефективно планувати роботу та розподіляти завдання.
• Планування матеріалів (MRP): В ERP є модулі для планування потреб у матеріалах, які допомагають визначити, яка сировина та компоненти потрібні для виробництва, коли і в якій кількості. Це полегшує управління запасами та мінімізує витрати на зберігання.
• Оптимізація запасів: ERP-система дозволяє контролювати рівень запасів у режимі реального часу, уникаючи затоварення або дефіциту в ключові моменти виробництва.

Дані та інформація з різних сфер діяльності компанії – таких як обслуговування клієнтів і продажі, виробництво, логістика та складування – збираються та обробляються.

Удосконалення бізнес-процесів та зменшення витрат

ERP-система дозволяє автоматизувати та оптимізувати бізнес-процеси

За допомогою ERP-системи можна автоматизувати ключові бізнес-процеси, такі як управління фінансами, виробництвом, логістикою, продажами або людськими ресурсами, усуваючи необхідність виконувати багато дій вручну. Автоматизація дозволяє підвищити точність, зменшити кількість помилок і пришвидшити виконання завдань. Оптимізація процесів, яку пропонує ERP, означає, що всі дії виконуються найбільш ефективно, зводячи до мінімуму втрату часу і ресурсів. Наприклад, автоматичне відстеження запасів і планування потреб у матеріалах дозволяє уникнути надлишку або нестачі сировини.

Зменшує витрати та підвищує ефективність роботи

Інтегруючи різні відділи компанії в єдину ERP-систему, організації можуть значно скоротити операційні витрати. ERP дозволяє краще управляти ресурсами, а це означає, що компанії можуть уникнути надлишкових запасів, покращити використання робочого часу працівників та оптимізувати виробничі операції. Усунення ручних процесів та автоматизація фінансових робочих процесів і управління продажами скорочує час виконання замовлень та виставлення рахунків, що призводить до підвищення ефективності. Крім того, ERP полегшує моніторинг витрат і швидке реагування на мінливі фінансові потреби, допомагаючи управляти бюджетом компанії.

Покращує комунікацію та співпрацю між відділами

Однією з ключових переваг ERP-систем є інтеграція даних в єдину загальну систему, доступну для різних відділів компанії, таких як фінанси, продажі, виробництво та управління персоналом. Всі відділи мають доступ до актуальної інформації в режимі реального часу, усуваючи інформаційну ізоляцію та зменшуючи ризик помилок через брак комунікації. Покращений обмін даними між відділами дозволяє краще координувати діяльність, швидше приймати рішення та ефективніше виконувати проекти. Наприклад, відділ продажів може легко перевірити наявність товару, а фінансовий відділ – відстежувати грошові потоки та платежі в режимі реального часу.

Функціональні можливості ERP-системи

Сучасні ERP-системи використовують передові технології, такі як штучний інтелект і машинне навчання, для подальшої адаптації до потреб бізнесу та підтримки його зростання.

Фінансові та кадрові модулі

• ERP-система включає фінансові модулі, такі як бухгалтерський облік, рахунки-фактури, замовлення на закупівлю та кредиторська заборгованість.
• Також включає модулі управління персоналом та розрахунку заробітної плати

Модулі зберігання та виробництва

ERP-система включає складські модулі, такі як управління запасами, складування та відвантаження.

Вона також включає виробничі модулі, такі як планування виробництва, складання графіків і контроль якості.

Інтеграція з іншими системами

• ERP-система може бути інтегрована з іншими системами, такими як CRM, SCM, електронна комерція та іншими, що означає, що ERP-система (планування ресурсів підприємства) може співпрацювати та обмінюватися даними з іншими програмами, які підтримують різні аспекти бізнесу. Ось що означає кожен термін:- CRM (Customer Relationship Management) – система управління взаємовідносинами з клієнтами, яка допомагає управляти продажами, обслуговуванням клієнтів і маркетингом;- SCM (Supply Chain Management) – система управління ланцюгами поставок, яка допомагає управляти логістикою, виробництвом і дистрибуцією;- Електронна комерція – платформи електронної комерції, які управляють продажами в Інтернеті.Інтеграція цих систем з ERP дозволяє забезпечити безперебійний потік даних між різними відділами компанії, що підвищує ефективність, скорочує час операцій і забезпечує кращий контроль над бізнес-процесами.

Коли настав час впроваджувати ERP-систему?

Ознаки того, що компанії потрібна ERP-система

Впровадження ERP-системи, хоч і вимагає значних зусиль, але значно підвищує ефективність роботи компанії, незалежно від її розміру, автоматизуючи процеси та інтегруючи різні сфери діяльності компанії.

• Компанія відчуває труднощі з управлінням фінансами та ліквідністю.
• Компанія намагається оптимізувати витрати та запаси.
• Компанії необхідно покращити обслуговування клієнтів та підвищити рівень їхньої задоволеності.
• Компанія має проблеми зі збором даних

Показання до впровадження ERP

У компанії працює понад 10 співробітників, що збільшує потребу у впровадженні правильних інструментів для управління персоналом та ресурсами. Зі збільшенням кількості працівників ефективне управління внутрішніми процесами, делегування завдань та контроль виконання стають вирішальними для підтримки операційної ефективності.

Річний оборот компанії перевищує 1 мільйон злотих, а це означає, що компанія має в своєму розпорядженні значні фінансові ресурси. У такій ситуації контроль за рухом фінансів, оптимізація витрат і моніторинг витрат стають пріоритетом для підвищення прибутковості та підтримки подальшого розвитку компанії.

Компанія працює в галузі, де управління та облік ресурсів для досягнення максимальної ефективності є ключовим фактором. Це вимагає точного планування, моніторингу споживання ресурсів та оптимізації процесів для забезпечення безперебійної роботи та конкурентної переваги на ринку.

Скільки коштує ERP-система?

Ціна ліцензії та ERP-системи

• Ціна ліцензії на ERP-систему залежить від розміру компанії та кількості користувачів.
• Ціна ERP залежить від складності бізнес-процесів і кількості модулів.

Витрати на обслуговування та підтримку

Витрати на обслуговування ERP-системи залежать від кількості користувачів і складності бізнес-процесів, які підтримує система. Крім того, витрати на підтримку ERP-системи залежать від типу технічної підтримки, якої потребує компанія, та частоти оновлення програмного забезпечення для забезпечення її безперебійної та безпечної роботи.

Серверна чи хмарна ERP?

Рішення про впровадження ERP-системи на локальному сервері або в хмарі (хмарна ERP) залежить від конкретних потреб компанії та вартості ERP-систем.

Переваги та недоліки впровадження хмарної ERP-системи

Впровадження хмарної ERP-системи (ERP в хмарі) має багато переваг, таких як

• менші витрати, пов’язані з відсутністю необхідності інвестувати в локальну серверну інфраструктуру,
• більша гнучкість у масштабуванні ресурсів компанії відповідно до зростання
• легше управління системою, яка підтримується зовнішніми провайдерами, що дозволяє компанії зосередитися на своїх бізнес-процесах. Однак, впровадження цього типу ERP-програмного забезпечення також має певні недоліки, такі як
• ризик втрати даних, який може виникнути в разі збою в роботі сервісів хмарного провайдера,
• залежність від хмарного провайдера, що обмежує контроль над ERP-системою та вимагає довіри до зовнішніх провайдерів для управління даними та забезпечення безпеки.

З метою забезпечення комплексної підтримки вашого бізнесу, ITH також пропонує професійні послуги хмарного ERP хостингу. Наша власна платформа, розроблена у співпраці з Kru.plзабезпечує стабільне та безпечне середовище для таких систем, як Enova, Optima, Subiekt або Symfonia. Завдяки автоматизації процесів та регулярному резервному копіюванню в окремому дата-центрі, ви можете бути впевнені, що ваші дані в безпеці. Ми забезпечуємо найвищі стандарти безпеки доступу до платформи, щоб захистити вашу конфіденційну інформацію.

Безпека даних в ERP-системах

Для компаній, що використовують хмарні ERP-системи, управління ресурсами підприємства та аналіз даних підтримуються високим рівнем безпеки завдяки зберіганню даних на серверах хмарного провайдера, які захищені передовими системами безпеки.

ERP – це організована структура даних, яка зазвичай використовує єдину спільну базу даних. ERP-система дозволяє збирати дані з різних сфер діяльності компанії, а їх аналіз дає змогу краще управляти ресурсами та бізнес-процесами.

• Хмарні ERP-системи забезпечують високий рівень безпеки даних.
• Дані зберігаються на серверах хмарного провайдера і захищені сучасними системами безпеки.

Вибір ERP-системи

При виборі правильного ERP-рішення для компанії дуже важливо керуватися своїми бізнес-потребами, зростанням бізнесу, функціональними можливостями системи, такими як фінанси та бухгалтерський облік, а також враховувати витрати на ліцензування, впровадження та обслуговування, забезпечуючи при цьому високий рівень безпеки даних.

Сучасні ERP-системи – це передові ІТ-інструменти, які дозволяють комплексно управляти бізнесом. Інтегруючи різні сфери бізнесу, такі як фінанси, продажі, виробництво, логістика чи управління персоналом, вони забезпечують послідовний потік інформації та уможливлюють прийняття обґрунтованих бізнес-рішень.

Сучасні ERP-системи характеризуються високою масштабованістю, гнучкістю та відкритістю до інтеграції з іншими системами, що дозволяє пристосовувати їх до індивідуальних потреб кожної організації. Крім того, сучасні ERP-системи часто використовують передові технології, такі як штучний інтелект, великі дані або хмарні обчислення, що дозволяє автоматизувати багато процесів, підвищити ефективність і отримати конкурентну перевагу.

Це зробило сучасні ERP-системи незамінним інструментом для компаній, що працюють у динамічному бізнес-середовищі та прагнуть оптимізувати свої процеси, підвищити ефективність і досягти кращих фінансових результатів.

Сучасні ERP-рішення все частіше пропонуються в моделі “програмне забезпечення як послуга” (SaaS), тобто доступ до системи здійснюється через веб-браузер. Такий підхід позбавляє від необхідності інвестувати в дорогі сервери та програмне забезпечення, а також значно спрощує процес впровадження. Завдяки SaaS компанії можуть швидко почати використовувати розширену функціональність ERP, сплачуючи лише абонентську плату. Більше того, модель SaaS забезпечує постійний доступ до найновіших версій програмного забезпечення без необхідності дорогого оновлення. Це рішення особливо привабливе для малих і середніх підприємств, які хочуть мінімізувати інвестиційні витрати та отримати гнучкість в управлінні своїми ІТ-ресурсами.

Чим слід керуватися при виборі ERP-системи?

• ERP-системи пропонують широкий спектр функцій, які підтримують управління різними сферами діяльності компанії, такими як фінанси, виробництво, управління персоналом та логістика.
• Ціна ліцензії та впровадження ERP-системи залежить від обраної версії програмного забезпечення та ступеня адаптації до конкретних потреб компанії.
• Витрати на обслуговування та підтримку включають регулярні оновлення системи та технічну підтримку для забезпечення безперервності бізнесу.
• Безпека даних є ключовим аспектом, і ERP-система повинна забезпечувати захист конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу та зовнішніх загроз.

Як оцінити потреби компанії та обрати правильну ERP-систему?

Проведення аналізу потреб компанії є ключовим кроком у процесі вибору ERP-системи. Це дозволяє зрозуміти, які сфери бізнесу потребують підтримки та оптимізації, і які функції системи будуть найбільш корисними.

Визначення цілей і вимог компанії допомагає чітко визначити, чого компанія хоче досягти завдяки впровадженню ERP-системи. Чіткі цілі полегшують вибір правильного програмного забезпечення для задоволення конкретних потреб бізнесу.

Порівняння пропозицій різних постачальників ERP-систем важливо для того, щоб знайти рішення, яке найкраще відповідає потребам компанії з точки зору функціональності, вартості, технічної підтримки та гнучкості системи.

Впровадження ERP-системи

Як виглядає процес впровадження ERP-системи?

Аналіз потреб та ресурсів компанії

Він передбачає визначення ключових процесів і ресурсів, які необхідно оптимізувати, а також адаптацію функцій ERP до конкретних потреб бізнесу для підвищення операційної ефективності.

Розробка ERP-системи

На цьому етапі визначаються необхідні функціональні можливості, обираються відповідні модулі ERP (фінанси, управління персоналом, виробництво) та розробляється інтеграція з існуючими системами компанії для забезпечення операційної гнучкості та ефективного управління даними.

Впровадження ERP-системи

Включає встановлення, конфігурацію системи та міграцію даних, а також тестування функціональності в реальних умовах, щоб переконатися, що система підтримує всі бізнес-процеси.

Навчання користувачів

Навчання покликане підготувати співробітників до ефективного використання ERP, що є запорукою коректної роботи системи та оптимізації роботи в компанії.

Скільки часу потрібно для впровадження ERP-системи?

• Час впровадження ERP-системи залежить від складності бізнес-процесів і кількості модулів.
• Середній час впровадження ERP-системи становить від трьох до шести місяців.

Що таке планування виробничих ресурсів?

Manufacturing Resource Planning (MRP II) – це вдосконалена система планування, яка є невід’ємною частиною більшості сучасних ERP-систем (Enterprise Resource Planning). Її основна мета – забезпечити оптимальне управління ресурсами виробничого підприємства, що дозволяє ефективно планувати і координувати всі процеси, пов’язані з виробництвом.

На відміну від простіших систем планування, MRP II виходить за рамки простого планування потреб у матеріалах (MRP). Вона охоплює набагато ширший спектр діяльності, наприклад, планування виробничих потужностей, управління запасами, а також інтеграцію з іншими сферами бізнесу, включаючи фінанси, продажі та закупівлі. Як результат, це дозволяє наскрізне управління всім виробничим процесом, від отримання замовлення від клієнта до доставки готової продукції.

Системи MRP II, як правило, вбудовані в більш широкі ERP-системи, які інтегрують всі ключові бізнес-процеси. Це дозволяє компаніям отримати повне уявлення про свій бізнес і приймати більш обґрунтовані рішення. Інтеграція MRP II з іншими модулями ERP, такими як CRM, управління фінансами або ланцюгами поставок, забезпечує безперебійний потік інформації та автоматизацію багатьох процесів.

MRP II – це потужний інструмент, який дозволяє виробничим компаніям стати більш ефективними, гнучкими та конкурентоспроможними. Завдяки комплексному підходу до планування та управління ресурсами, MRP II дозволяє оптимізувати виробничі процеси та краще відповідати очікуванням клієнтів.

Підтримка після впровадження

Яку підтримку пропонують постачальники ERP-систем?

Постачальники ERP-систем надають технічну підтримку, навчання та консультації під час впровадження своїх рішень. Це полегшує компаніям розуміння та впровадження нової системи, мінімізуючи ризик помилок і простоїв бізнесу. Професійне навчання допомагає співробітникам швидше освоїти систему, що призводить до підвищення ефективності роботи.

Технічна підтримка доступна в різних формах, зокрема телефоном, електронною поштою та інтернетом. Завдяки такій гнучкості компанії можуть легко отримати допомогу у вирішенні технічних проблем, незалежно від їхнього місцезнаходження. Така багатоканальна підтримка гарантує швидке вирішення проблем і безперебійну роботу ERP-системи.

Як ви самі керуєте ERP-системою?

Компанія може сама керувати ERP-системою за допомогою документації та навчання.

Вона також може скористатися підтримкою постачальника ERP-систем.

Аналіз потреб компанії та ERP-систем

Перш ніж обрати ERP-систему, важливо провести ретельний аналіз потреб компанії. Це включає в себе розуміння конкретних процесів, які необхідно підтримувати, наприклад, управління фінансами, персоналом, виробництвом або ланцюжком поставок. Кожен бізнес працює по-різному, тому важливо, щоб програмне забезпечення ERP було гнучким і пристосованим до унікальних вимог компанії. Аналіз також повинен враховувати майбутнє зростання компанії, щоб обране ERP-рішення могло масштабуватися разом з її зростанням і підтримувати наступні етапи розвитку бізнесу.

У чому різниця між ERP-системою та системою фінансового менеджменту?

Системи фінансового менеджменту часто використовуються для управління фінансами, але вони відрізняються від ERP-систем. Система фінансового менеджменту – це лише один з модулів ширшої ERP-системи. Ці системи охоплюють бізнес-функції бухгалтерії, такі як фінансовий облік, допоміжні центри обліку, управління зобов’язаннями, дебіторською заборгованістю та рахунками-фактурами, а також допомагають контролювати та управляти ліквідністю компанії.

Для якого розміру компанії підходить ERP-система?

ERP-система, як правило, потрібна великим компаніям і все більшій кількості середніх підприємств для ефективного управління фінансовими даними, контролю документів на продаж, витрат і запасів ресурсів. У міру зростання компанії потреба у впровадженні ERP-системи стає все більш важливою для оптимізації управління та операцій.

Роль штучного інтелекту в ERP-системах

Штучний інтелект (ШІ) в ERP-системах автоматизує рутинні завдання, аналізує дані в режимі реального часу, прогнозує попит і оптимізує такі процеси, як управління запасами або виробництво. ШІ підтримує прийняття рішень, персоналізує інтерфейси та допомагає управляти ризиками, що підвищує ефективність і точність ERP-систем. Це дозволяє компаніям краще адаптуватися до динамічних ринкових умов та оптимізувати свою діяльність.

Підсумок

ERP-програми – короткий огляд переваг та порад

Сучасні системи планування ресурсів підприємства пропонують багато переваг, таких як підвищення продуктивності та ефективності, покращення управління фінансами та ліквідністю, скорочення термінів виконання замовлень, вдосконалення бізнес-процесів та зменшення витрат.

При виборі ERP-системи слід керуватися функціональністю, ціною ліцензії та впровадження, витратами на обслуговування та підтримку, а також безпекою даних.

Впровадження ERP-системи вимагає аналізу потреб компанії, проектування ERP-системи, впровадження ERP-системи та навчання користувачів.