Як покращити віддалену роботу в компанії?

Ведення домашнього бізнесу на перший погляд здається складним завданням. На щастя, все може бути добре організовано, якщо ми продумаємо, як повинен працювати наш бізнес .

Згідно з останніми змінами в трудовому законодавстві, домашній офіс може виконувати особа, яка має для цього навички та приміщення. Однак роботодавець зобов’язаний забезпечити всі необхідні ресурси та матеріали для виконання завдань. Варто також пам’ятати, що наказ про дистанційну роботу може бути скасований у будь-який час.

Що важливо для домашнього офісу?

Досі віддалена робота часто була привілеєм для працівників. Її використовували лише зрідка, більшу частину часу проводячи в офісі. Однак в епоху пандемії коронавірусу ми приречені на роботу з дому. А в такому випадку хороший інтернет від надійного провайдера має фундаментальне значення.

• Інтернет

Обираючи інтернет-з’єднання для компанії, важливо звернути увагу на швидкість передачі даних і низький рівень відмов з’єднання. Таким чином, електронні листи з великою кількістю вкладень швидко дійдуть до адресатів, а якщо виникнуть проблеми з інтернетом, їх буде відновлено в найкоротші терміни.

Пропозиція ITH гарантує, що ви можете обрати відповідну пропускну здатність мережі, яка відповідає потребам вашої компанії та ваших співробітників. Крім того, кожен пакет включає публічну IP-адресу, що корисно, наприклад, коли потрібно отримати доступ до важливих документів і програм, що зберігаються на обладнанні компанії. Їх можна легко перенести на інший комп’ютер.

• Правила безпеки

Надаючи своїм співробітникам можливість працювати віддалено, ми не повинні забувати про питання безпеки. Для того, щоб забезпечити доступ до ресурсів компанії в офісі, необхідно встановити маршрутизатор / брандмауер з функціоналом VPN-сервера, який забезпечить безпечне і зашифроване з’єднання з внутрішньою мережею компанії. Компанія ITH пропонує можливість реалізації послуг VPN-сервера на стороні постачальника – зручне рішення, яке покладає весь тягар управління віддаленим доступом до мережі компанії на ITH.

• Корисні інструменти

Для всієї команди чудово підходять пакети Google Docs. Вони дозволяють створювати документи, наприклад, у Word або Excel, і обмінюватися ними між конкретними людьми.

З іншого боку, комунікація покращиться завдяки Microsoft Teams або Google Hangouts. У домашньому офісі завжди знайдеться питання, яке потрібно обговорити. За допомогою цих інструментів можна організувати відеоконференцію або спеціальний чат. Хоча пандемія значно зменшила наші контакти один з одним, такі рішення допомагають безперешкодно організовувати повсякденні справи.

Планування, особливо в домашніх умовах, часто є складним завданням. Додатки для управління проектами можуть допомогти нам краще зосередитися на наших завданнях. Наприклад, Slack або Asana стануть у пригоді. Сильною стороною Slack є його здатність спілкуватися в різних темах. Їх можна класифікувати та додавати до них важливі файли. За потреби варто також скористатися пошуковою системою.
Asana, з іншого боку, орієнтована на планування завдань і розбивку етапів їх виконання. Є можливість призначати конкретних людей і прикріплювати файли. Додаток безкоштовний для команди до 15 осіб.

• Належні принципи роботи

Правильна політика допомагає як роботодавцям, так і працівникам. Основою є фіксований робочий час, наприклад, в офісі або адаптований до потреб працівників. І не забувайте про обладнання компанії – так безпечніше, адже всі дані компанії зберігаються в добре захищеному місці. Використання приватного комп’ютера не завжди працює. З іншого боку, сучасні додатки, такі як Asana або прості електронні листи, можуть допомогти в обліку результатів діяльності.

Важливо, щоб уся команда погодилася на зручну для всіх форму спілкування. Це може бути телефонний дзвінок, обмін електронною поштою, спільний чат або відеоконференція, організована за допомогою таких інструментів, як Google Hangouts або Google Meet. Таким чином, усім буде комфортно користуватися обраною формою спілкування.

Ефективна корпоративна дистанційна робота, особливо коли вона впроваджується так несподівано, спочатку може бути складною, але з часом стає набагато легше створювати власні рішення, які сприяють їй. Інтернет, пристосований до потреб керівника та працівників, допомагає їм ефективніше виконувати свої обов’язки. Крім того, чіткі правила роботи та сучасні додатки заощаджують багато часу, що витрачається на організацію та планування. На думку експертів, з часом компанії все більше покладатимуться на домашній офіс і ширше використовуватимуть його можливості. Тому варто стежити за змінами і добре до них підготуватися.