Firmenpost, welche soll ich wählen?

Internet-Post oder E-Mails sind heute die Grundlage der Kommunikation und des Betriebs von praktisch jedem Unternehmen. Welche Lösungen sollten Sie also für Ihre Unternehmens-E-Mails wählen? Ist es für Sie besser, das Angebot der Marktriesen zu nutzen oder auf polnische Anbieter zu setzen?

In diesem Artikel erfahren Sie, was es mit der Firmenpost auf sich hat, und können so eine wohlüberlegte und gute Wahl eines Anbieters eines solchen Dienstes für Ihr Unternehmen treffen. Dies ist eine wichtige Angelegenheit für Sie – der reibungslose und störungsfreie Betrieb Ihres Unternehmens hängt weitgehend davon ab, wie stabil und sicher dieser Dienst ist. Machen Sie sich also mit den Diensten verschiedener Anbieter vertraut und wählen Sie denjenigen, der Ihren speziellen Bedürfnissen am besten entspricht. Die optimale Wahl gibt Ihnen Sicherheit und niedrige Kosten für eine Reihe von Jahren der Nutzung eines guten Anbieters für Firmenpost.

Firmenpost – warum ist sie so wichtig?

Die E-Mail ist heute ein unverzichtbares Instrument für die gesamte Unternehmenskommunikation. Das gilt sowohl für die interne Korrespondenz zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen als auch für den Kontakt mit Auftragnehmern, Kunden oder die Akquisition neuer Käufer für Ihre Waren oder Dienstleistungen. Ohne dieses Instrument kann kein Unternehmen auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt richtig agieren. Deshalb ist der Ort, an dem Ihre Post platziert wird, von größter Bedeutung für den Betrieb Ihres Unternehmens. Vom Format der Adressen über die Stabilität des Dienstes bis hin zu den unzähligen Zusatzfunktionen für Unternehmen, die die Verwaltung Ihrer Postkonten erleichtern – alles muss perfekt funktionieren, damit Sie mit Ihrer Post zufrieden sind und das Beste daraus machen können. Es gibt einige der einfachsten Möglichkeiten, die Firmenpost einzurichten.

Denken Sie einfach daran, dass die Angabe einer Adresse mit einer der beliebten Endungen nicht professionell klingt, und es passiert trotzdem. Ein Unternehmen, das ein Angebot für viel Geld verschickt und eine E-Mail von kostenlosen Diensten verwendet, sieht sehr verdächtig aus und schreckt potenzielle Partner und Großkunden ab. Posts mit individuellen Endungen wie z.B. [email protected] oder imię[email protected] werden von sehr vielen Anbietern angeboten. Daher müssen Sie die richtige Wahl anhand des Preises, der Sicherheit, der Stabilität des Dienstes, der Benutzerfreundlichkeit, des guten Kundensupports und einer Reihe ähnlicher Elemente treffen, die bestimmte Lösungen viel professioneller und besser machen als andere.

Firmenpost – Microsoft 365

Microsoft 365 (früher Microsoft Office 365 genannt) ist eine umfangreiche Suite von Anwendungen und Diensten, die Microsoft anbietet. Es gibt viele Versionen dieser Suite, aber für den Geschäftsbetrieb müssen Sie die Versionen verwenden, die für Firmen und Unternehmen konzipiert sind. Dies sind die kostenpflichtigen Pläne Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard und Microsoft 365 Business Premium. Diese unterscheiden sich durch die Anzahl der Anwendungen und Dienste, die sie für jeden Benutzer enthalten. In der umfangreichsten Version, Microsoft 365 Business Premium, erhalten Sie Zugriff auf Programme und Dienste wie Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, Sharepoint, Exchange, Intune, Azure, Access und Publisher. Support und technische Unterstützung rund um die Uhr sind bei allen kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Der Premium-Tarif kostet 18,6 € pro Monat und Nutzer, die günstigere Standard-Option 10,5 € und der einfachste Basic-Tarif 5,1 €. Jeder dieser Tarife bietet einen Webmail-Service, der aus Elementen wie z. B.:

• 50 GB E-Mail-Postfach;
• eigene Namen mit der Endung [email protected];
• über Exchange können Sie von jedem mobilen Gerät und über die Website darauf zugreifen;
• Zugriff auf einen gemeinsamen Kalender;
• neue Konten von überall aus erstellen und verwalten;
• mit Exchange Online unbegrenzter Datenspeicher – nur in der Premium-Version.

E-Mails werden in diesem Paket mit Outlook verwaltet, das vielen bekannt ist. Die Benutzer weisen jedoch auf einige Nachteile dieser Lösung hin. Diese sind in erster Linie: die unintuitive Bedienung, insbesondere für Personen, die an die neuesten Lösungen gewöhnt sind, die schlechte Funktion der internen Suchmaschine des Programms und die für den polnischen Markt recht hohen Preise des gesamten Pakets. Diese Lösung wird häufig in großen Unternehmen eingesetzt, wo die Änderung der Gewohnheiten der Mitarbeiter einen langen und kostspieligen Prozess erfordern könnte. Junge und dynamische Unternehmen bevorzugen neuere Lösungen, die besser für ihr dynamisches Wachstum und ihre florierenden Teams geeignet sind.

Firmenpost – Google Workspace

Google Workspace (früher G-Suite genannt) ist ein Angebot eines weiteren Marktriesen. Gmail, das Google sowohl Privatanwendern als auch Unternehmen anbietet, ist wahrscheinlich der bekannteste Dienst auf dem Markt. Mit dem Workspace-Paket erhalten Sie jedoch noch viel mehr. Jeder Nutzer dieses Pakets erhält Online-Zugriff auf Tools und Dienste wie Gmail, Drive, Kalender, Meet, Chat, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Apps Script und Cloud Search. Die Preise für den Unternehmenszugang liegen auf einem ähnlichen Niveau wie bei Microsoft 365, hier mit den Paketen Google Workspace Business Starter für 27 £ pro Nutzer und Monat, Google Workspace Business Standard für 54 £, Google Workspace Business Plus für 81 £ und dem individuell ausgehandelten Dienst Google Workspace Enterprise.

Alle diese Tarife bieten Gmail und Speicherplatz, der von 30 GB im Starter-Tarif bis zu unbegrenzt im Enterprise-Tarif reicht. Sie können für jedes E-Mail-Konto bis zu 30 so genannte Aliasnamen oder alternative Namen anlegen. Dies können z.B. Adressen wie [email protected], [email protected], [email protected] und eine Reihe anderer sein, die innerhalb eines Basiskontos unterstützt werden.

Das macht es viel einfacher, die Korrespondenz zu verschiedenen Themen und mit verschiedenen Personen zu sortieren und garantiert einen guten Empfang bei Kunden, Auftragnehmern oder Geschäftspartnern. Gruppenadressen wie [email protected] sind ebenfalls eine praktische Lösung – wenn Sie eine E-Mail an eine solche Adresse senden, wird sie an alle Mitarbeiter zugestellt. Das spart eine Menge Zeit und erschwert das Durchsickern der vollständigen Liste von Mitarbeitern oder Vertragspartnern, die in mehr als einem Unternehmen bereits offen an E-Mails angehängt wurde und für jeden einsehbar war. Die von den Nutzern des Gmail-Pakets gemeldeten Probleme sind zwei Hauptprobleme. Das erste ist das Fehlen eines Clients, eines Programms, das auf dem Desktop platziert werden kann. Für weniger fortgeschrittene Benutzer ist die Handhabung von Mails über eine Seite manchmal schwer zu bewältigen und sie ziehen es vor, immer ein separat geöffnetes Mailprogramm zu haben. Das zweite Problem sind die Preise für die Business-Pakete, die nicht zu den niedrigsten gehören.

Firmenpost – Kru.pl

Sie sind jedoch nicht darauf beschränkt, die Angebote der globalen Giganten zu nutzen, die zwar sehr breit gefächert sind, aber nicht immer am besten auf die Besonderheiten Ihrer Branche oder die nationalen Vorschriften abgestimmt sind. Sie können auch auf Dienstleistungen setzen, die auf den polnischen Markt zugeschnitten sind und von lokalen Anbietern angeboten werden. Ein solcher Anbieter ist KRU.pl, der eine Reihe von Dienstleistungen wie Website-Hosting, Domains, VPS-Server und SSL-Zertifikate anbietet. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten und die Ihrer Kunden auf sicheren Servern in Polen liegen sollten, dann ist dies die richtige Lösung für Sie und Ihr Unternehmen. Auch der finanzielle Aspekt ist wichtig. Der Zugriff auf die E-Mails Ihres Unternehmens ist hier deutlich günstiger als bei den Branchenriesen. Der günstigste angebotene Cloud Mikro-Tarif kostet nur 75 £ pro Jahr. In dieser Bewertung erhalten Sie:

• Hosting Ihrer Website;
• 10 GB Speicherplatz, der genutzt werden kann;
• unbegrenzte Datenübertragung;
• Web Page Builder;
• kostenloses SSL;
• die vollständige Einhaltung der polnischen RODO-Vorschriften;
• eine Mailbox mit einer unbegrenzten Anzahl von Konten;
• eine Reihe von zusätzlichen Dienstleistungen.

Das bedeutet, dass Sie so viele E-Mail-Konten haben können, wie Sie möchten. Wenn Sie mehr Speicherplatz für Ihre Daten benötigen, sind höhere Pakete verfügbar: Cloud Start für £125 pro Jahr, Cloud Medium für £175 pro Jahr, Cloud Premium für £300 pro Jahr, Cloud Gold für £400 pro Jahr und Cloud Platinium für £600 pro Jahr, wo Ihnen bis zu 1.000 GB Speicherplatz zur Verfügung stehen. E-Mail ist in jedem dieser Tarife enthalten:

• eine unbegrenzte Anzahl von E-Mail-Postfächern;
• unbegrenzte Anzahl von Autorespondern;
• unbegrenzte Anzahl von Weiterleitungen;
• Erstellen Sie Ihre eigenen Newsletter-Listen;
• Festtagsnachrichten einstellen;
• Zugang über die Website;
• starker Antivirus- und Anti-Spam-Schutz.

Firmenpost – Zusammenfassung

Die Wahl eines Firmenpostdienstes ist eine sehr ernste Angelegenheit für Ihr Unternehmen. Sie sollten sich genau überlegen, was Sie brauchen und welches Angebot für Sie am besten geeignet ist. Es gibt viele kleinere und größere Anbieter solcher Dienste auf dem Markt. Große globale Unternehmen wie Google oder Microsoft bieten Mail und eine Reihe anderer Dienste für die größte Anzahl von Menschen an, aber das ist nicht immer die beste Wahl. Sie sind weltweit tätig und ihre Preise sind oft eher für amerikanische als für polnische Kunden berechnet. Fragwürdig ist auch die Frage der Datensicherheit, die bei solchen Unternehmen auf einem Server in praktisch jedem Land der Welt liegen kann, worauf Sie keinen Einfluss haben und worüber Sie auch nicht informiert werden. Genau aus diesem Grund sollten Sie, wenn Sie Wert auf Sicherheit und Gewissheit legen, die Dienste von nationalen Anbietern wählen. Das ist zweifelsohne auch viel freundlicher für Ihre Finanzen. Die Angebote von Unternehmen wie kru.pl oder ith .eu sind viel günstiger. Für jede Art von Unternehmen sollten Sie das Paket, das Sie bestellen, genau auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Ein großes Abonnement für eine ganze Reihe von Diensten zu bezahlen, die weder Sie noch Ihre Mitarbeiter jemals nutzen werden, macht wenig Sinn. Denken Sie also daran und bestellen Sie genau die Dienste, die Ihr Unternehmen täglich nutzen wird.