Office365 czy Google Workspace – co wybrać do firmy? Praktyczny przewodnik dla osób decyzyjnych

Jeśli w Twojej firmie zapadła decyzja: „przechodzimy na pracę w chmurze”, to bardzo możliwe, że utknęliście w miejscu pt. Office365 czy Google Workspace. I trudno się dziwić. Obie platformy – Microsoft 365 (dawniej Office 365) i Google Workspace – są dojrzałe, mają pocztę, wideokonferencje, udostępnianie plików, działają na różnych systemach operacyjnych i pozwalają pracować w trybie online. Problem wcale nie polega na tym, że jedna jest „zła”. Obie są dobre, tylko dla trochę innych firm.

W ITH widzimy to cały czas: ktoś z zarządu albo z działu IT przeczytał już opisy „usługi Google Workspace”, potem wszedł na stronę o Microsoft 365 Business Standard, porównał ceny „za użytkownika miesięcznie”, obejrzał filmik o Google Meet… i dalej nie ma decyzji. Bo to nie jest wybór „co jest lepsze w ogóle”, tylko „co będzie wygodniejsze w Twojej firmie”.

Ten tekst ma Ci to ułatwić.

Dwa światy: Google Workspace i Microsoft 365

Zacznijmy od krótkiego uporządkowania.

• Google Workspace (dawniej G Suite) to pakiet od Google, który od początku był aplikacją internetową – najpierw była przeglądarka, potem reszta. To znaczy, że dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i poczta działają w chmurze, są dostępne z każdego miejsca i świetnie nadają się do współpracy.
• Microsoft 365 (dawniej Office 365) to ewolucja klasycznego pakietu Office. Microsoft zrobił coś sprytnego: zostawił aplikacje desktopowe / aplikacje komputerowe (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ale dorzucił do nich chmurę: OneDrive, Microsoft Teams, SharePoint, wersje internetowe i wersje offline niektórych aplikacji.

I tu już widać pierwszą różnicę:

• Google: „pracujemy w przeglądarce, na różnych urządzeniach, liczy się szybkie udostępnianie plików”.
• Microsoft: „chcemy mieć kompletny pakiet aplikacji biurowych, także na komputerze, i korzystać z zaawansowanych funkcji”.

Kiedy Microsoft 365 będzie naturalnym wyborem?

Jeśli w Twojej organizacji:

• dużo pracujecie na dokumentach Word / edytor tekstu / Excel i robicie to „na poważnie” (finanse, raporty, operacje na bazach danych, analizy);
• macie ludzi, którzy od lat pracują w Microsoft Office i nie ma sensu ich przestawiać;
• część zespołu pracuje na systemem Windows, ale część na komputerach Mac i wszyscy chcą mieć „normalnego” Worda,
• potrzebujecie poczty Outlook / Exchange Online i jednolitego logowania do innych systemów (SSO, uwierzytelnianie wieloskładnikowe);
• działacie w branżach podlegających ścisłym regulacjom (finanse, medycyna, administracja) i bezpieczeństwo to nie jest tylko „fajnie by było”.

…to Microsoft 365 będzie bliżej tego, czego oczekujecie.

Dlaczego? Bo Microsoft daje Ci:

• aplikacje desktopowe w przypadku komputerów stacjonarnych – aplikacje instalowane na urządzeniu;
• wersje internetowe tych samych aplikacji do pracy z przeglądarki;
• możliwość instalacji na kilku urządzeniach mobilnych danego użytkownika;
• narzędzia bezpieczeństwa m.in. Microsoft Defender (ochrona przed złośliwym oprogramowaniem, phishingiem, atakami z sieci web, elementy zapobiegania utracie danych).

Do tego dochodzą znane już nazwy planów: Business Basic, Business Standard, Business Premium, a w większych organizacjach – plan Enterprise. W każdym z nich wiesz, za co płacisz i za ilu użytkowników.

Kiedy Google Workspace będzie prostsze?

Z kolei Google Workspace jest świetny tam, gdzie:

• zespół siedzi głównie w przeglądarce i potrzebuje szybkiej współpracy;
• jest dużo pracy rozproszonej (home office, delegacje, freelancerzy);
• ludzie już korzystają z konta Gmail i nie chcą się uczyć zupełnie nowego interfejsu;
• ważne jest, żeby wszystko było „w jednym oknie”: poczta, Google Chat, Kalendarz Google, Google Drive / dysk Google, Google Meet, dokumenty, prezentacje Google i arkusze kalkulacyjne;
• chcemy łatwo udostępniać pliki osobom spoza organizacji (klientom, kontrahentom, podwykonawcom).

Duży plus Google: w większości przypadków nie musisz nic instalować. Masz aplikacje mobilne na telefon, masz przeglądarkę i tyle. Nawet jeśli pracujesz w trybie offline (np. w podróży), to wersje offline dokumentów Google pozwolą Ci popracować, a jak tylko złapiesz połączenie internetowe, wszystko się zsynchronizuje.

Do tego Google ma czytelną ofertę dla mniejszych firm: Business Starter, Business Standard, Business Plus – każdy pakiet różni się głównie pojemnością przechowywania plików w chmurze i bezpieczeństwem.

Co dostajesz w obu?

Zarówno Google Workspace, jak i Microsoft 365 dają w standardzie:

• pocztę firmową we własnej domeny (czyli koniec z @gmail.com w stopce firmy);
• kalendarz (Kalendarz Google lub kalendarz w Outlooku);
• czat i komunikację wewnętrzną (Google Chat vs Microsoft Teams);
• konferencje wideo / spotkania online (Google Meet wyróżnia prostotą, Teams – integracją z resztą Microsoftu);
• aplikacje biurowe do tworzenia dokumentów, arkuszy i prezentacji;
• możliwość pracy kilku osób na jednym pliku (funkcje współpracy, śledzenie zmian, komentarze);
• subskrypcję „za użytkownika” – płacisz tylko za to, co masz;
• logowanie z różnych urządzeń (laptopy, urządzenia mobilne, tablety);
• narzędzia dla specjalistów IT – zarządzanie kontami, bezpieczeństwem, urządzeniami.

Czyli jeśli ktoś w firmie pyta:

„A czy ja w tym zrobię ofertę?”
„A czy da się udostępnić plik klientowi?”
„A czy będzie wideokonferencja?”

– odpowiedź brzmi: tak, w obu.

To nie jest miejsce, w którym jedna platforma nokautuje drugą.

Gdzie się zaczynają realne różnice?

Poczta: Gmail vs Outlook

• Gmail – prosty, szybki, połączony z całym ekosystemem Google. W jednym oknie masz pocztę, czat, dokumenty i spotkanie w Meet. Dla osób, które od lat korzystają z prywatnego Gmaila – przejście na usługi Google Workspace to dosłownie jeden dzień.
• Outlook + Exchange Online – potężniejsze narzędzie dla firm, które mają dużo reguł, folderów, wspólnych skrzynek, a do tego integrują się z innymi systemami Microsoft. Jeśli ktoś pracuje „w Outlooku” od lat – nie ma sensu go na siłę przenosić.

Wniosek: jeśli firma żyje w Google – zostań przy Google. Jeśli pracujecie w Outlooku – idź w Microsoft 365.

Praca na plikach i udostępnianie

• Google Workspace: robisz dokument, klikasz „udostępnij”, podajesz maila, osoba ma dostęp. Udostępnianie plików działa bardzo intuicyjnie. Do tego warstwa współpracy jest dopracowana: komentarze, propozycje zmian, śledzenie zmian, praca wielu osób jednocześnie. Świetne dla marketingu, HR, sprzedaży.
• Microsoft 365: masz dwie ścieżki. Możesz pracować w przeglądarce (jak w Google), ale możesz też pracować w aplikacji komputerowej – i tam masz zaawansowane funkcje, których nie ma w Google (np. część złożonych funkcji Excela). Do tego OneDrive daje z automatu sporo miejsca na przechowywania plików, więc nie martwisz się, czy ktoś wgrał ciężkie wideo.

Offline i różne systemy

• Google był od początku „cloud-native”, ale dziś też oferuje wersje offline / tryb offline w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach – to ważne dla handlowców i osób jeżdżących.
• Microsoft z kolei zaczynał od „aplikacje Microsoft na komputerze” – czyli Word, Excel i PowerPoint na miejscu – i dołożył do tego chmurę. Jeżeli więc masz sporo pracy na przypadku komputerów stacjonarnych aplikacje są u Was standardem, użytkownicy lubią „mieć program”, a nie „link”, to Microsoft 365 będzie bliżej tego sposobu pracy.

Bezpieczeństwo: Defender i spółka

Tutaj Microsoft często wygrywa rozmowy z działem IT. Microsoft Defender to narzędzie, które chroni użytkowników przed złośliwym oprogramowaniem, podejrzanymi linkami, phishingiem, atakami z sieci web, a także pomaga w obszarze zapobiegania utracie danych. Dla firm z branży IT, dla dużych przedsiębiorstw, dla organizacji regulowanych (banki, medycyna, sektor publiczny) to bywa argument decydujący.

Google też ma bardzo mocne bezpieczeństwo, ale Microsoft ma tu przewagę „wizerunkową” – łatwiej to wytłumaczyć zarządowi i audytorom.

A co z ceną?

Pewnie chciałabyś tu zdanie „to jest tańsze” – ale tak nie będzie. Przy małej liczbie użytkowników ceny Google Workspace Business Starter / Business Standard / Business Plus i Microsoft 365 Business Basic / Business Standard / Business Premium są do siebie zbliżone (kilka–kilkanaście euro za użytkownika miesięcznie).

Różnice robią się przy:

• łączeniu planów (np. część działu na Business Basic, część na Business Premium);
• migracji danych (kto to robi i ile to kosztuje);
• wymaganiach bezpieczeństwa (MFA, DLP, integracje);
• tym, czy potrzebujesz aplikacje desktopowe, czy wystarczą Ci aplikacje online.

I tu właśnie wchodzi w grę partner (np. ITH): my się upewnimy, że nie kupisz za dużo. Często okazuje się, że zarządowi trzeba dać pełny Microsoft 365 Business Standard, ale 15 osób w dziale obsługi klienta spokojnie może siedzieć na planie „starterowym”.

Przykładowe scenariusze

Firma usługowa 10–40 osób

• dużo maili;
• dokumenty w Wordzie;
• część w biurze, część zdalnie;
• szef chce „żeby to było normalne”.

Microsoft 365 Business Standard. Poczta, Office, OneDrive, Teams. Możesz zlecić nam migrację danych i jednorazowe wdrożenie – i jest spokój.

Agencja / software house / e-commerce

• wszyscy klikają w przeglądarce;
• dużo współdzielonych dokumentów;
• ważne są szybkie połączeń telefonicznych / wideo z klientem;
• różne systemach operacyjnych w firmie.

Google Workspace Business (np. Business Standard). Masz Google Meet, Google Chat, Google Drive, aplikacji Google Workspace do dokumentów, do tego łatwe udostępnianie plików na zewnątrz.

Firma produkcyjna z księgowością

• księgowość i HR potrzebują Excela na serio,
• część pracowników ma tylko pocztę i kilka dokumentów,
• IT chce jeden panel.

Microsoft 365, a jeśli bezpieczeństwo jest ważne – z Microsoft Defender.

Szkoła / uczelnia / instytucje edukacyjne

Obie platformy mają wersje dla instytucji edukacyjnych.
Google bywa prostsze dla nauczycieli, Microsoft łatwiej „przepchnąć” w administracji.

Duże przedsiębiorstwa

Częściej biorą Microsoft 365 – bo trzeba spiąć to z AD, z innymi systemami, z politykami bezpieczeństwa i mieć pełną kontrolę nad kontami.

A co z użytkownikami domowymi?

To też trzeba powiedzieć wprost. Użytkowników indywidualnych często pytają: „mam w domu darmowe Google albo Microsoft 365 Personal, to czemu w firmie mam płacić?”.

Bo w firmie potrzebujesz:

• domeny firmowej;
• centralnego zarządzania kontami;
• bezpieczeństwa;
• czasem też zgodności z RODO;
• i… pomoc techniczna w języku polskim.

Dlatego w biznesie mówimy o pakietach Business Starter / Business Standard / Business Plus (Google) albo Business Basic / Business Standard / Business Premium (Microsoft), a nie o wersjach „na jedno konto”.

Copilot i AI – tu Microsoft ma przewagę

Jeśli chcesz mieć w pakiecie narzędzie, które:

• podsumuje Ci spotkanie w Teams;
• wyciągnie dane z maili;
• wygeneruje szkic dokumentu albo prezentacji;
• pomoże w raportach;
  to funkcja Copilot w Microsoft 365 jest w tej chwili krokiem dalej niż to, co dostajesz „z pudełka” w Google.
  I to jest naprawdę argument, który słyszymy od firm, które chcą być „krok przed”.

Czy można mieć oba?

Tak. I to wcale nie jest rzadkie. Możesz zrobić:

• marketing, sprzedaż, obsługa — > Google Workspace,
• finanse, kadry, zarząd — > Microsoft 365.

To działa, bo:

• dokumenty są kompatybilne;
• oba systemy są w chmurze;
• oba rozliczasz per użytkownika;
• możesz stopniowo przenosić działy.

Minus: dwa panele i trochę więcej pracy dla IT. Dlatego warto to robić z partnerem, który ogarnie licencje i migrację.

To w końcu: co wybrać?

• Chcesz klasyczny Office + bezpieczeństwo + aplikacje komputerowe + Copilot = Microsoft 365
• Chcesz szybkie współdzielenie, prostotę, pracę z linków i jeden ekran z pocztą, czatem i plikami — > Google Workspace
• Masz różne działy i różne potrzeby = mieszanka
• Masz dużo pracowników terenowych i urządzeń mobilnych → oba dadzą radę, ale Google będzie trochę lżejsze
• Masz dział IT, który wszystko spina = Microsoft
• Nie masz działu IT = łatwiej zacząć od Google, a potem podpiąć Microsoft, jeśli potrzebujesz zaawansowanych funkcji

A jeśli chcesz to zrobić bez zgadywania – po prostu napisz do nas w ITH: powiesz, ilu masz ludzi, na czym pracują (Windows / Mac), czy wchodzą duże firmy / duże przedsiębiorstw, czy raczej mikro, i dobierzemy pakiet pod role, a nie wszystkim to samo.