Poczta korporacyjna, jaką wybrać?

Poczta internetowa, czyli emaile to dzisiaj podstawa komunikacji oraz działania praktycznie każdej działalności biznesowej. Jakie rozwiązania zatem powinieneś wybrać dla swojej poczty korporacyjnej? Czy lepiej abyś skorzystał z oferty rynkowych gigantów, czy też postawił na polskich dostawców?

Dzięki temu artykułowi poznasz tajniki poczty korporacyjnej i będziesz mógł dokonać przemyślanego i dobrego wyboru dostawcy takiej usługi dla swojej firmy. To sprawa kluczowa dla Ciebie – od tego, jak stabilna i pewna będzie ta usługa, w dużej mierze będzie zależało sprawne i bezproblemowe działanie Twojego biznesu. Zapoznaj się więc z usługami, jakie są oferowane przez różnych dostawców i wybierz tego, który będzie najlepiej pasował do tego, czego Ty właśnie potrzebujesz. Optymalny wybór zapewni Ci spokój i niskie koszty przez szereg lat korzystania z usług dobrego dostawcy poczty korporacyjnej.

Poczta korporacyjna – dlaczego jest taka ważna?

Poczta email to dzisiaj podstawowe narzędzie do wszelkiej komunikacji firmowej. Dotyczy to zarówno korespondencji wewnętrznej, między pracownikami czy działami, jak i kontaktów z kontrahentami, klientami, czy też pozyskiwaniu tą drogą nowych nabywców Twoich towarów czy usług. Bez tego narzędzia żadna firma nie będzie w stanie prawidłowo działać na współczesnym konkurencyjnym rynku. Właśnie dlatego to, gdzie Twoja poczta będzie umieszczona, ma ogromne znaczenie dla działania Twojego biznesu. Poczynając od formatu adresów, przez stabilność usługi po mnóstwo korporacyjnych dodatków ułatwiających zarządzanie kontami poczty – to wszystko musi działać idealnie, abyś był z takiej poczty zadowolony i w pełni wykorzystywał jej możliwości. Istnieje kilka najprostszych metod zakładania maili firmowych.

Pamiętaj tylko, że podawanie adresu z którąś z popularnych końcówek nie brzmi profesjonalnie, a wciąż się to zdarza. Firma, która wysyła ofertę za duże pieniądze i posługuje się emailem z darmowych serwisów wygląda bardzo podejrzanie i odstrasza potencjalnych partnerów i dużych klientów. Pocztę z indywidualnymi końcówkami takimi jak na przykład [email protected] czy imię[email protected] oferuje bardzo wielu dostawców. Dlatego musisz dokonać prawidłowego wyboru, kierując się ceną, bezpieczeństwem, stabilnością usługi, łatwością obsługi, dobrym wsparciem klienta oraz szeregiem podobnych elementów, powodujących, że pewne rozwiązania są znacznie bardziej profesjonalne i lepsze od innych.

Poczta korporacyjna – Microsoft 365

Pakiet Microsoft 365 (wcześniej nazywany Microsoft Office 365) to olbrzymi pakiet aplikacji oraz usług, które oferuje firma Microsoft. Pakiet ten ma wiele wersji, ale dla działań biznesowych musisz skorzystać z wersji przeznaczonych dla firm i przedsiębiorstw. Są to płatne plany Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard oraz Microsoft 365 Business Premium. Różnią się one liczbą aplikacji i usług, które są w nich dostępne dla każdego użytkownika. W najbogatszej wersji, czyli Microsoft 365 Business Premium otrzymasz dostęp do programów i usług takich jak: Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, Sharepoint, Exchange, Intune, Azure, Access czy Publisher. We wszystkich płatnych planach dostępne jest wsparcie i pomoc techniczna przez całą dobę. Plan Premium płatny jest 18,6 euro miesięcznie za użytkownika, tańsza opcja Standard to 10,5 euro, a najprostsza Basic 5,1 euro. Każdy z tych planów oferuje usługę poczty internetowej składającą się z takich elementów jak:

• skrzynka e-mail 50 GB;
• własne nazwy z końcówką [email protected];
• poprzez program Exchange możliwy jest dostęp do niej z wszelkich urządzeń mobilnych i za pomocą strony internetowej;
• dostęp do współdzielonego kalendarza;
• tworzenie i zarządzanie nowymi kontami z dowolnego miejsca;
• dzięki Exchange Online nieograniczone archiwum na dane – tylko w wersji Premium.

Pocztę obsługuję się w tym pakiecie za pomocą dobrze znanego wielu osobom programu Outlook. Osoby z niego korzystające zwracają jednak uwagę na pewne wady takiego rozwiązania. Są to przede wszystkim: mało intuicyjna obsługa, zwłaszcza dla osób przyzwyczajonych do najnowszych rozwiązań, słabe działanie wewnętrznej wyszukiwarki programu oraz dość wysokie, jak na polski rynek, ceny całego pakietu. To rozwiązanie jest często stosowane w dużych firmach, gdzie zmiana przyzwyczajeń pracowników mogłaby wymagać długiego i kosztownego procesu. Młode i dynamiczne firmy wolą nowsze rozwiązania, lepiej dopasowane do ich dynamicznego rozwoju i prężnych zespołów.

Poczta korporacyjna – Google Workspace

Google Workspace (dawniej nazywany G-Suite) to propozycja kolejnego rynkowego giganta. Poczta Gmail, jaką oferuje Google, zarówno prywatnym użytkownikom, jak i firmom to chyba najbardziej znana usługa na rynku. W pakiecie Workspace otrzymasz jednak znacznie więcej. Każdy użytkownik tego pakietu otrzymuje dostęp online do takich narzędzi oraz usług jak: Gmail, Drive, Calendar, Meet, Chat, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Apps Script oraz Cloud Search. Ceny dostępu dla przedsiębiorstw kształtują się na podobnym poziomie, jak w przypadku Microsoft 365. Tutaj są to pakiety Google Workspace Business Starter za 27 złotych miesięcznie za użytkownika, Google Workspace Business Standard za 54 złote, Google Workspace Business Plus za 81 złotych oraz usługa Google Workspace Enterprise negocjowana indywidualnie.

Wszystkie te plany oferują pocztę Gmail oraz przestrzeń do przechowywania danych od 30 GB w planie Starter do nieograniczonej ilości w planie Enterprise.  Do każdego konta email możesz utworzyć aż 30 tak zwanych aliasów, czyli alternatywnych nazw. Mogą to być na przykład adresy typu [email protected], [email protected], [email protected] oraz szereg innych obsługiwanych w ramach jednego konta podstawowego.

Znacznie ułatwia to segregowanie korespondencji w różnych sprawach i z różnymi osobami oraz gwarantuje dobry odbiór przez klientów, kontrahentów czy biznesowych partnerów. Wygodnym rozwiązaniem są również adresy grupowe na przykład [email protected] – wysłanie maila na taki adres spowoduje dostarczenie go do wszystkich pracowników. Pozwala to znacznie zaoszczędzić czas oraz utrudnia wyciek pełnej listy pracowników czy kontrahentów, która już nie w jednej firmie została dołączona w jawny sposób do maili i każdy mógł się z nią zapoznać. Problemy, które zgłaszają użytkownicy pakietu poczty Gmail, są dwa podstawowe. Pierwszym jest brak klienta, czyli programu, który można umieścić na pulpicie. Dla mniej zaawansowanych użytkowników obsługa poczty poprzez stronę bywa trudna do opanowania i wolą oni mieć zawsze oddzielnie otwarty program pocztowy. Drugim problemem są ceny pakietów dla firm, które nie należą do najniższych.

Poczta korporacyjna – Kru.pl

Nie jesteś jednak ograniczony do korzystania z oferty światowych gigantów, która jest bardzo szeroka, lecz nie zawsze najlepiej pasująca do specyfiki Twojej branży czy też krajowych przepisów. Możesz również postawić na usługi dopasowane do polskiego rynku oferowane przez lokalnych dostawców. Takim właśnie dostawcą jest firma KRU.pl, która oferuje szereg usług takich jak hosting stron, domeny, serwery VPS oraz certyfikaty SSL. Jeżeli uważasz, że dane Twoje i Twoich klientów powinny znajdować się na bezpiecznych serwerach w Polsce to jest to rozwiązanie właśnie dla Ciebie i Twojej działalności. Nie bez znaczenia pozostaje także kwestia finansowa. Dostęp do firmowej poczty jest tutaj znacznie tańszy niż u branżowych gigantów. Najtańszy oferowany plan Cloud Mikro to zaledwie 75 złotych rocznie. W tej ocenie otrzymasz:

• hosting Twojej strony internetowej;
• 10 GB przestrzeni dyskowej do wykorzystania;
• transfer danych bez limitu;
• kreator stron WWW;
• bezpłatny SSL;
• pełną zgodność z polskimi przepisami RODO;
• skrzynkę pocztowa z nieograniczoną liczbą kont;
• szereg dodatkowych usług.

Oznacza to, że możesz mieć dowolną liczbę kont pocztowych. Jeżeli potrzebujesz więcej miejsca na swoje dane to możesz skorzystać z wyższych pakietów: Cloud Start za 125 złotych rocznie, Cloud Medium za 175 złotych rocznie, Cloud Premium za 300 złotych rocznie, Cloud Gold za 400 złotych rocznie oraz Cloud Platinium za 600 złotych rocznie, gdzie będziesz miał dostępne nawet do 1000 GB przestrzeni dyskowej. W każdym z tych planów poczta e-mail obejmuje:

• nielimitowaną liczbę skrzynek e-mail;
• nielimitowaną liczbę autoresponderów;
• nielimitowaną liczbę przekierowań;
• tworzenie własnych list newsletter;
• ustawianie wiadomości urlopowych;
• dostęp poprzez stronę internetową;
• mocną ochronę antywirusową oraz antyspamową.

Poczta korporacyjna – podsumowanie

Wybór poczty korporacyjnej to bardzo poważna sprawa dla Twojej firmy. Powinieneś dobrze przemyśleć, czego dokładnie potrzebujesz i która oferta będzie dla Ciebie najwłaściwsza. Na rynku jest mnóstwo mniejszych i większych dostawców takich usług. Wielkie światowe korporacje takie jak Google czy Microsoft oferują pocztę oraz szereg innych usług największej liczbie osób, jednak nie zawsze jest to najlepszy wybór. Działają one na całym świecie i często ich ceny są skalkulowane bardziej dla amerykańskich niż polskich klientów. Dyskusyjna pozostaje także sprawa zabezpieczeń danych, które w przypadku takich korporacji mogą znajdować się fizycznie na serwerze właściwie w każdym państwie świata i nie masz nad tym żadnej kontroli, ani nawet nie zostaniesz o tym poinformowany. Właśnie dlatego, jeżeli cenisz sobie bezpieczeństwo i pewność działania to powinieneś wybrać usługi krajowych dostawców. Jest to niewątpliwie także znacznie przyjaźniejsze dla Twoich finansów. Oferty takich firm jak kru.pl czy ith.eu są cenowo znacznie bardziej atrakcyjne. Dla każdego rodzaju działalności powinieneś dopasować zamawiany pakiet dokładnie do tego, co będzie Ci potrzebne. Płacenie dużego abonamentu za całe mnóstwo usług, z których nigdy nie skorzystasz ani Ty ani Twoi pracownicy, nie ma większego sensu. Więc pamiętaj o tym i zamów dokładnie te usługi, które będą wykorzystywane w Twoim biznesie na co dzień.