Jak usprawnić pracę zdalną firmy?

Prowadzenie biznesu w warunkach domowych na pierwszy rzut oka wydaje się wyzwaniem. Na szczęście wszystko da się dobrze zorganizować, jeśli przemyślimy, jak powinno funkcjonować nasze przedsiębiorstwo.

Według najnowszych zmian w prawie pracy home office może wykonywać osoba, która ma umiejętności i dysponuje odpowiednim do niej miejscem. Obowiązek zapewnienia wszystkich niezbędnych środków i materiałów do wykonywania zadań spoczywa jednak na pracodawcy. Warto też pamiętać, że polecenie pracy zdalnej może zostać w każdej chwili cofnięte.

Co jest niezbędne podczas home office?

Do tej pory praca zdalna stanowiła niejednokrotnie dodatek dla pracowników. Korzystano z niej tylko czasami, większość czasu spędzając w biurze. W dobie pandemii koronawirusa jesteśmy jednak skazani na domowe działania. A skoro tak, to podstawą jest dobry internet od sprawdzonego dostawcy.

• Internet

Decydując się na firmowy internet trzeba zwrócić uwagę na szybkość przesyłania danych oraz niski stopień awaryjności łącza. W ten sposób maile z wieloma załącznikami w okamgnieniu trafią do adresata, zaś, w razie jakichkolwiek problemów z internetem, zostanie on naprawiony najszybciej, jak będzie to możliwe.

Oferta ITH zapewnia możliwość wyboru odpowiedniej przepustowości sieci, dostosowanej do potrzeb firmy i pracowników. Ponadto, w każdym pakiecie oferowany jest publiczny adres IP, który sprawdza się chociażby w sytuacjach, gdy należy uzyskać dostęp do ważnych dokumentów i programów zgromadzonych na firmowym sprzęcie. Wówczas można z łatwością przesłać je na inny komputer.

• Zasady bezpieczeństwa

Dając naszym pracownikom możliwość pracy zdalnej nie możemy zapominać o kwestiach bezpieczeństwa. W celu udostępnienia firmowych zasobów w biurze należy zainstalować router / firewall z funkcjonalnością serwera VPN, który zapewni bezpieczne i szyfrowane połączenie do wewnętrznej sieci firmowej. W ITH oferujemy możliwość realizacji usług serwera VPN po stronie dostawcy, jest to wygodne rozwiązanie, które cały ciężar zarządzania dostępem zdalnym do sieci firmowej zrzuca na ITH.

• Przydatne narzędzia

W przypadku całego zespołu świetnie sprawdzają się pakiety Google Docs. Pozwalają one tworzyć dokumenty, takie jak w programie Word czy Excel, oraz przesyłać je między konkretnymi osobami.

Z kolei komunikację usprawnią Microsoft Teams lub Google Hangouts. Podczas home office zawsze znajdzie się sprawa, którą trzeba koniecznie omówić. Z pomocą wymienionych narzędzi można zorganizować wideokonferencję lub porozmawiać na specjalnym czacie. Chociaż pandemia ograniczyła nam znacznie kontakty z drugim człowiekiem, to jednak takie rozwiązania pomagają w sprawnym ustalaniu codziennych spraw.

Samo planowanie, zwłaszcza w domowych warunkach, stanowi niejednokrotnie pewną trudność. Do lepszej koncentracji na zadaniach skłonić nas mogą aplikacje przeznaczone do zarządzania projektami. Sprawdzi się tutaj chociażby Slack lub Asana. Mocną stroną Slacka jest możliwość komunikacji w różnych wątkach. Możemy je dowolnie podzielić na kategorie i dodawać do nich ważne pliki. W razie potrzeby warto też skorzystać z wyszukiwarki.
Z kolei Asana jest dostosowana do planowania zadań oraz rozpisywania etapów ich wykonywania. Istnieje w nich opcja przydzielania konkretnych osób i dołączania plików. Aplikacja jest darmowa dla zespołu liczącego maksymalnie 15 osób.

• Dobre zasady funkcjonowania

Odpowiednie zasady pomagają zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Podstawą są stałe godziny pracy, takie jak w biurze, bądź dostosowane do potrzeb pracowników. Nie zapominajmy też o firmowym sprzęcie – to bezpieczniejsze rozwiązanie, bowiem wszystkie dane firmy zebrane są w dobrze zabezpieczonym miejscu. Korzystanie z prywatnego komputera nie zawsze się sprawdza. Z kolei w rozliczaniu efektów działań pomóc mogą nowoczesne aplikacje, choćby takie jak Asana bądź zwykłe maile.

Ważne jest to, aby cały zespół zgodził się na wygodną dla wszystkich formę komunikacji. Może to być rozmowa telefoniczna, wymiana maili, wspólny czat lub wideokonferencja zorganizowana z wykorzystaniem takich narzędzi jak Google Hangouts lub Google Meet. W ten sposób każdy będzie czuł się komfortowo z wybraną formą komunikacji.

Efektywna praca zdalna przedsiębiorstwa, zwłaszcza wprowadzona tak niespodziewanie, bywa z początku trudna, jednak z czasem znacznie łatwiej stworzyć własne rozwiązania, które jej sprzyjają. Internet dopasowany do potrzeb szefa i pracowników pomaga w sprawniejszym wykonywaniu obowiązków. Ponadto klarowne zasady pracy oraz nowoczesne aplikacje pozwalają zaoszczędzić sporo czasu poświęcanego na ustalenia i planowanie. Według ekspertów, firmy z czasem będą coraz bardziej stawiać na home office i szerzej wykorzystywać jego możliwości. Dlatego warto śledzić zmiany i dobrze się do nich przygotować.