PBX: co musisz wiedzieć o nowoczesnej centrali telefonicznej w firmie

Prowadzenie firmy to dużo więcej niż spotkania, maile i prezentacje. Za kulisami, każdego dnia, odbywają się setki rozmów telefonicznych – z klientami, partnerami, między działami, w sprawie zamówień, zgłoszeń, reklamacji czy szybkich ustaleń. Im więcej tych połączeń, tym bardziej czujemy, że wszystko musi działać jak w zegarku. Bez chaosu, bez przekrzykiwania się i bez frustracji z powodu nieodebranych telefonów. I właśnie w tym miejscu na scenę wkracza bohater naszych czasów: centrala telefoniczna.

PBX – centrum dowodzenia komunikacją w firmie

PBX (z ang. Private Branch Exchange) to po prostu wewnętrzna centrala telefoniczna – mózg firmy, który zarządza komunikacją głosową wewnątrz firmy (między pracownikami) i na zewnątrz (z klientami, kontrahentami itd.). Dzięki niej każdy w firmie ma swój własny numer wewnętrzny, a Ty możesz swobodnie tworzyć kolejki, przekierowywać połączenia, ustawiać, co dzieje się z telefonem po godzinach pracy, a nawet dodać miłe automatyczne powitania czy ulubioną muzykę „na czekanie”.

Koniec z pudłami w serwerowni – witaj w chmurze!

Współczesne firmy korzystają z możliwości skonfigurowania swoich central PBX w chmurze. To tzw. wirtualne centrale PBX, które usprawniają cały proces. Wszystkim zarządzasz online – intuicyjnie, z dowolnego miejsca, nawet ze swojego telefonu czy laptopa.

Co zyskujesz dzięki takiemu systemowi telefonicznemu?

• Zero inwestycji w drogi sprzęt.

• Żadnych serwerowni ani osobnego działu IT.

• Centrala gotowa w kilka godzin.

• Rozwijasz się? PBX rozwija się razem z Tobą.

Dlaczego firmy korzystają z PBX? Bo daje pełną swobodę!

Nowoczesne centrale PBX, szczególnie te wirtualne całkowicie zmieniły myślenie o pracy w biurze. Nie tylko ułatwiają codzienną komunikację, ale też daje Ci pełną kontrolę nad tym, co dzieje się na firmowych liniach. Nieważne, czy jesteś w biurze, w domu, czy w podróży służbowej.

A jeśli chcesz mieć pewność, że to rozwiązanie będzie działać dokładnie tak, jak potrzebujesz – postaw na centralę od sprawdzonego partnera. Na przykład w ITH możesz uruchomić wirtualną centralę bez żadnych inwestycji w sprzęt, a cały system zostanie skonfigurowany idealnie pod Twoją firmę – z pomocą opiekuna, który przeprowadzi Cię przez proces krok po kroku.

PBX w praktyce – kiedy warto?

Centrala PBX znajduje zastosowanie nie tylko w dużych firmach i call center. Od dłuższego czasu korzystają z niej małe firmy i średnie przedsiębiorstwa, które potrzebują bardziej uporządkowanego i elastycznego systemu komunikacji.

PBX to dobre rozwiązanie, jeśli:

• firma ma kilka działów i potrzeba swobodnej komunikacji wewnętrznej,

• zespół pracuje zdalnie lub hybrydowo i musi mieć dostęp do połączeń przychodzących z każdego miejsca,

• obsługiwanych jest wiele zapytań od klientów i potrzebna jest szybka reakcja,

• pracownicy są na dyżurach i konieczne jest automatyczne przełączanie połączeń,

• ważna jest możliwość nagrywania rozmów wewnętrznych, kolejkowania, tworzenia zapowiedzi głosowych,

• organizacja chce mieć kontrolę nad historią połączeń, statystykami i kosztami telekomunikacyjnymi.

Rodzaje central PBX – lokalna czy wirtualna?

Wyróżniamy dwa główne modele centrali PBX: lokalną (on-premise) i chmurową (hostowaną).

Lokalna centrala PBX wymaga zakupu lub dzierżawy sprzętu, zainstalowania go w firmie i zapewnienia zasobów technicznych do jej obsługi. To rozwiązanie bardziej kosztowne i wymagające większego zaangażowania – obecnie rzadziej wybierane przez firmy, które cenią elastyczność.

Wirtualna centrala PBX (VoIP) działa w modelu usługowym. Takie podejście pozwala zmniejszyć koszty prowadzenia biznesu, ponieważ cała infrastruktura znajduje się po stronie dostawcy, a użytkownik otrzymuje dostęp do intuicyjnego panelu zarządzania, z którego może ustawiać przekierowania, zarządzać numerami i analizować połączenia. Tego rodzaju rozwiązania – jak ITH Tele – są bardziej dostępne, szybkie we wdrożeniu i łatwe w rozbudowie.

Najważniejsze funkcje nowoczesnej centrali PBX

Nowoczesny system telefoniczny oferowany przez ITH całkowicie odmienia sposób myślenia o pracy korporacyjnej. Wcześniej centrale PBX nie były tak elastyczne i skalowalne. Jakie korzyści systemu są szczególnie warte podkreślenia?

• przypisywanie numerów wewnętrznych do użytkowników lub działów,

• przekierowania zewnętrznych połączeń według ustalonych reguł (np. po godzinach pracy),

• obsługę kolejek i zapowiedzi głosowych,

• możliwość prowadzenia wielu połączeń jednocześnie,

• statystyki połączeń – w czasie rzeczywistym i archiwalne,

• zarządzanie uprawnieniami użytkowników (np. kto może dzwonić międzynarodowo),

• integrację z systemami CRM, ERP, helpdesk czy HIS.

Koszty i oszczędności związane z IP PBX

Jedną z głównych zalet PBX w chmurze są niższe koszty eksploatacyjne w porównaniu z tym samym systemem telefonicznym, ale w modelu tradycyjnym. Zamiast inwestować w fizyczną infrastrukturę, płacisz za usługę – najczęściej w modelu abonamentowym. To oznacza mniejsze nakłady początkowe i większą przewidywalność kosztów miesięcznych.

Dzięki funkcjom takim jak raportowanie i kontrola połączeń możesz łatwo ustalić koszt abonamentu telekomunikacyjnego oraz koszt pojedynczego połączenia – i to jeszcze przed jego wykonaniem. Przykładowo, system ITH Tele pozwala na:

• analizę historii połączeń z podziałem na użytkowników i działy,

• bieżące monitorowanie kosztów w panelu administracyjnym,

• ustawienie limitów i alertów budżetowych,

• wgląd w rozliczenia i zużycie zasobów w czasie rzeczywistym.

To wszystko pozwala firmie lepiej kontrolować wydatki.

PBX od ITH – konkretne rozwiązania

W ofercie ITH Tele znajdziesz wirtualną centralę PBX, która spełnia potrzeby firm każdej wielkości – od kilkuosobowych zespołów po rozbudowane struktury z oddziałami i infoliniami. System działa w pełni online (nie trzeba go umieszczać w lokalizacji biurowej) i umożliwia pełne zarządzanie telefonią z poziomu przeglądarki.

W ramach platformy dostępne są m.in.

• Wirtualna Centrala – gotowa do pracy od razu po uruchomieniu,

• SIP Trunk ITH – idealny dla firm z własną centralą i zapotrzebowaniem na stabilne kanały komunikacyjne,

• Integracja z CRM i ERP – za pomocą API, bez konieczności budowania rozwiązań od zera,

• WebSystems ITH – kompleksowy zestaw narzędzi dla Call i Contact Center.

Wdrożenie centrali PBX – to musisz ustalić!

Przed wyborem rozwiązania zastanów się nad kilkoma kwestiami:

• Ilu użytkowników ma korzystać z centrali?

• Czy planowane są dyżury, praca zdalna, call center?

• Czy w systemie PBX można ustawić odbieranie połączeń zgodnie z wcześniej zaprogramowanym harmonogramem, np. w zależności od dnia tygodnia czy godzin pracy?

• Jakie integracje z innymi systemami będą potrzebne?

• Czy ważna jest możliwość szybkiego skalowania i zarządzania ruchem w czasie rzeczywistym?

• Czy kluczowe są raporty i rozliczenia według działów lub projektów?

Dobre rozwiązanie PBX powinno nie tylko „działać”, ale też dawać realne wsparcie w codziennej pracy – niezależnie od tego, czy dzwoni dwóch klientów dziennie, czy dwustu.

PBX to dobra zmiana dla Twojej firmy!

Centrala PBX to nie fanaberia dużych firm, ale narzędzie, które realnie porządkuje i usprawnia komunikację – także w małych i średnich organizacjach. Z systemem takim jak ITH Tele nie musisz inwestować w sprzęt ani uczyć się skomplikowanych konfiguracji. Otrzymujesz gotowe narzędzie, które działa od razu i rośnie razem z Twoim biznesem.

Jeśli chcesz przetestować wirtualną centralę PBX w swojej firmie – możesz to zrobić bez zobowiązań. ITH oferuje bezpłatny okres próbny oraz pełne wsparcie wdrożeniowe. Wystarczy, że się zgłosisz.